Dokumentacja uszkodzeń auta ze zdjęciami

Każda rysa i wgniecenie zaznaczone na schemacie auta, ze zdjęciem, datą, klientem i kwotą. W sporze z klientem masz dowody, a nie „pamiętam, że tego nie było”.

Uszkodzenie auta w wypożyczalni to nie tylko zdjęcie. To także pytania: kto za nie odpowiada, ile kosztowała naprawa, czy klient zapłacił i czy ubezpieczyciel coś zwrócił. AutoRent CRM prowadzi całą tę historię w jednym miejscu — od protokołu wydania do ostatniej złotówki.

Zdjęcia przy wydaniu i zwrocie

Zdjęcia uszkodzeń auta przy wynajmie robisz telefonem w protokole wydania i zwrotu — program zmniejsza je przed wysłaniem, więc działa to także na słabym internecie przy parkingu. Zdjęcia zostają przy protokole i rezerwacji, razem z przebiegiem i poziomem paliwa.

Przy wydaniu zapisujesz stan „przed”, przy zwrocie — stan „po”. Jeśli przy zwrocie pojawi się nowa rysa, porównanie zajmuje sekundę, a klient widzi to samo, co Ty.

Schemat auta z oznaczeniem szkód

Klikasz strefę na schemacie (zderzak, drzwi, błotniki, każde koło osobno, szyby, lusterka, wnętrze), wybierasz rodzaj (rysa, wgniecenie, odprysk, pęknięcie) i powagę. Uszkodzenia zauważone przy wydaniu nie są przypisywane klientowi — te ze zwrotu tak.

Jeśli klient zahaczył o słupek i porysował dwoje drzwi i błotnik, zaznaczasz kilka elementów jednym wpisem — to jedno zdarzenie, jedna kwota i jeden koszt naprawy, a na schemacie podświetlą się wszystkie strefy.

Historia szkód auta

W dzienniku uszkodzeń widzisz, co czeka na naprawę, co jest w naprawie, ile wydano na naprawy i ile klienci jeszcze są winni. To pełna dokumentacja szkód przy wynajmie dla każdego auta — dokumentacja szkód, wynajem bez sporów. Na schemacie w karcie auta od razu widać, gdzie są otwarte szkody.

Uszkodzenie pozostaje na liście „wymaga uwagi”, dopóki nie jest naprawione, klient nie zapłacił albo ubezpieczyciel nie przelał pieniędzy. Nic nie ginie tylko dlatego, że auto już wróciło z warsztatu.

Naprawa: rzeczywisty koszt i konto

Naprawy nie zamyka się jednym kliknięciem. Przy „Naprawa zakończona” podajesz:

• ile faktycznie zapłaciłeś (wycena z dnia szkody podpowiada kwotę),
• z którego konta poszła płatność — kasa, rachunek bankowy, terminal,
• datę i komentarz, np. nazwę warsztatu.

Kwota trafia do kosztów auta w kategorii „Naprawa” i zmniejsza saldo wybranego konta. Jeśli warsztatowi zapłacił bezpośrednio ubezpieczyciel albo gwarancja, wpisujesz 0 — koszt nie powstaje.

Ubezpieczyciel zwraca później

Częsty scenariusz: auto ma zarabiać, więc naprawiasz je od razu za własne pieniądze, a odszkodowanie z AC lub OC sprawcy przychodzi po kilku tygodniach. W formularzu naprawy wpisujesz oczekiwaną kwotę od ubezpieczyciela. Gdy pieniądze wpłyną, w karcie szkody klikasz „Ubezpieczyciel wypłacił” i wybierasz konto — wpłata pojawi się w finansach jako przychód tego auta.

Rozliczenie z kaucji

Kwota „do obciążenia klienta” trafia od razu do rozliczenia rezerwacji. W karcie szkody widać, ile klient zapłacił i ile jeszcze zostało. Przycisk „Przyjmij płatność” otwiera wpłatę z gotową kwotą i opisem: rodzaj szkody, elementy, auto z numerem rejestracyjnym i klient. Możesz też zatrzymać część kaucji — program nie pozwoli zatrzymać więcej, niż wpłacono.

Jak prowadzić protokół zdawczo-odbiorczy w wypożyczalni samochodów, opisaliśmy w osobnym artykule.

Jak to wygląda w praktyce

1. Zwrot auta: w protokole zaznaczasz nową rysę na drzwiach i błotniku, dodajesz zdjęcia.
2. Wpisujesz wycenę naprawy i kwotę dla klienta — trafia do rezerwacji.
3. Klient płaci kartą lub zostaje potrącona część kaucji.
4. Po naprawie podajesz rzeczywisty koszt i konto, z którego zapłacono.
5. Jeśli płaci ubezpieczyciel — zapisujesz wypłatę, gdy wpłynie.

Zobacz też: program do umów najmu samochodu i program do wypożyczalni samochodów.