Rozliczenia wypożyczalni: przychody, koszty, kaucje

Płatności, kaucje i koszty przy każdym aucie i rezerwacji. Zysk z floty i z każdego auta, długi klientów i kaucje do zwrotu — bez osobnej tabeli.

Większość małych wypożyczalni wie, ile pieniędzy wpłynęło w tym miesiącu. Mniej wie, ile zarobiło każde auto, ile kaucji leży w kasie i kto jeszcze nie zapłacił za szkodę. AutoRent CRM liczy to samo, z tych samych rezerwacji, płatności i kosztów, które i tak wpisujesz.

Przychody z każdego auta

Każda płatność jest przypięta do rezerwacji: czynsz, dopłata za kilometry, paliwo, szkoda, mandat. Dopłaty za przekroczony limit kilometrów i brakujące paliwo program wylicza sam przy zwrocie auta. Program pokazuje rentowność auta w wypożyczalni: przychód, koszty, zysk i obłożenie w wybranym okresie.

Dzięki temu widać, które auto pracuje na firmę, a które tylko stoi i generuje koszty — i kiedy czas je sprzedać.

Koszty: serwis, paliwo, ubezpieczenie

Koszty zapisujesz z kategorią (serwis, naprawa, opony, ubezpieczenie, leasing, myjnia, paliwo, reklama, wynagrodzenia) i opcjonalnie z autem. Tak powstaje pełny obraz: przychody i koszty wypożyczalni — miesiąc po miesiącu.

Naprawa szkody to też koszt: gdy zamykasz naprawę, podajesz rzeczywistą kwotę i konto, z którego zapłaciłeś, a koszt zapisuje się przy aucie sam. Odszkodowanie od ubezpieczyciela, które przyjdzie później, zapisujesz jako wpływ tego samego auta. Więcej na stronie dokumentacja uszkodzeń.

Konta: kasa, rachunek, terminal

Każdą wpłatę przyjmujesz na konkretne konto, a każdy koszt płacisz z konkretnego konta: kasa gotówkowa, rachunek bankowy, terminal płatniczy — możesz dodać własne, np. drugi bank. Program pokazuje saldo każdego konta: wpływy minus zwroty kaucji minus koszty. Na koniec dnia od razu widać, ile gotówki powinno być w kasie.

Kaucje i zwroty

Ewidencja kaucji: przyjęta, zwrócona, zatrzymana. Program pokazuje, czyje kaucje masz w kasie i które trzeba już zwrócić po zakończonym najmie. Zatrzymanie kaucji (np. za szkodę) od razu staje się przychodem, a program nie pozwoli zwrócić więcej, niż wpłacono. Wyższą kaucję za wyjazd za granicę ustawisz osobno dla każdego auta.

Ile kaucji pobierać i kiedy można ją zatrzymać — w artykule kaucja za wynajem samochodu.

Długi klientów

Jeśli klient zapłacił mniej, niż wynosi rezerwacja z dopłatami, rezerwacja trafia na listę długów. Nieopłacone szkody widać też w dzienniku uszkodzeń. Opis płatności tworzy się sam: auto z numerem rejestracyjnym, klient, za co — po pół roku nadal wiesz, czego dotyczyła wpłata.

Raporty

• Przychody, koszty, zysk i marża za okres (30 dni, miesiąc, kwartał, rok, własny zakres).
• Wykres 12 miesięcy, wpływy według kont i struktura kosztów.
• Zysk i obłożenie każdego auta.
• Eksport płatności i kosztów do CSV — dla księgowej.

Kwoty prowadzisz w swojej walucie: złoty, euro, dolar i inne. To nie zastępuje księgowości, ale daje porządek, z którym praca księgowej idzie szybciej. Flotą zarządzasz w module zarządzanie flotą samochodową program.

Przegląd: program do wypożyczalni samochodów.