Zarządzanie flotą samochodową w Excelu — darmowy szablon
Darmowy arkusz floty samochodowej w Excelu: auta z terminami OC i przeglądów, rezerwacje, koszty i automatyczne podsumowanie zysku z każdego auta. Plus formuły, które warto dodać.
Szablon Excel do pobrania
Szablon flota Excel ma 4 arkusze:
| Arkusz | Co zawiera |
|---|---|
| Flota | auto, numer rejestracyjny, VIN, rok, przebieg, OC, AC, przegląd, następny serwis, status |
| Rezerwacje | auto, klient, telefon, od–do, liczba dni (formuła), stawka, kwota (formuła), kaucja, zapłacono, do zapłaty |
| Koszty | data, auto, kategoria, kwota, opis |
| Podsumowanie | przychód, koszty, zysk i liczba najmów każdego auta (formuły SUMA.JEŻELI) |
Nagłówki są zablokowane, a kolumny mają filtry — ewidencja samochodów Excel działa od razu po pobraniu, a Excel: zarządzanie flotą samochodową nie wymaga konfiguracji.
Co prowadzić: przebiegi, serwisy, OC, koszty
Minimum, które powinien zawierać arkusz floty samochodowej:
- przebieg aktualizowany przy każdym zwrocie auta,
- terminy: OC, AC, przegląd techniczny, serwis olejowy (data lub przebieg), wymiana opon,
- koszty każdego auta: serwis, opony, ubezpieczenie, leasing, myjnia,
- przychody z najmów — żeby policzyć zysk, a nie tylko obrót.
Formuły i przypomnienia
Przydatne formuły (polski Excel):
- liczba dni do końca OC:
=F2-DZIŚ(), - oznaczenie „wkrótce”:
=JEŻELI(F2-DZIŚ()<30;"ODNÓW OC";""), - zysk auta:
=SUMA.JEŻELI(Rezerwacje!A:A;B2;Rezerwacje!H:H)-SUMA.JEŻELI(Koszty!B:B;B2;Koszty!D:D).
Dodaj formatowanie warunkowe (czerwone tło, gdy do terminu zostało mniej niż 30 dni) — Excel do zarządzania flotą samochodową sam pokaże, co pilne. Pamiętaj jednak, że Excel nie wyśle przypomnienia — musisz go otworzyć. Szerzej o tym, czym jest zarządzanie flotą samochodową i co warto kontrolować, piszemy w osobnym poradniku.
Kiedy Excel przestaje wystarczać
Excel dobrze działa przy 2–3 autach i jednej osobie. Sygnały, że czas na program:
- zdarzyła się podwójna rezerwacja,
- pracownicy prowadzą osobne kopie pliku,
- zdjęcia uszkodzeń są w telefonach, nie przy autach,
- nie wiesz od ręki, czyje kaucje masz w kasie,
- umowy przepisujesz ręcznie z arkusza do Worda.
Wtedy lepszy jest program do zarządzania flotą samochodową: grafik bez podwójnych rezerwacji, przypomnienia o OC w Telegramie, umowy z danych rezerwacji i zysk z auta bez formuł.
Import z Excela do programu
Dziś auta przenosisz do AutoRent CRM ręcznie — ok. minuty na auto, z naszego szablonu wystarczy skopiować kolumny. Import pliku Excel/CSV jest w przygotowaniu.
Zobacz też: program do wypożyczalni samochodów.
Najczęstsze pytania
Czy Excel wystarczy dla 5 aut?
Da się, ale przy 5 autach i kilku najmach w tygodniu rośnie ryzyko podwójnej rezerwacji i pominiętego terminu OC. Przy takiej flocie zwykle szybciej działa darmowy program z grafikiem i przypomnieniami.